La comunità europea così come numerose fondazioni italiane e straniere e molti enti nazionali e regionali offrono possibilità di finanziamento a progetti di ricerca realizzati da università, enti di ricerca, imprese e pubbliche amministrazioni. Purtroppo però chi sviluppa un progetto incontra spesso non poche difficoltà nell’individuare il programma di finanziamento più adeguato, nella stesura della proposta di progetto e nella gestione vera e propria del progetto stesso, una volta che questo è stato approvato. Proprio per questi motivi da tempo ormai si è andata configurando la figura del project manager ovvero di colui che definisce il progetto e poi lo segue in tutte le fasi della sua implementazione.

Un progetto è l’insieme delle attività che consentono la realizzazione di uno specifico risultato attraverso dei vincoli interdipendenti di risorse-tempi-costi-qualità.

E’ un attività non ripetitiva, finalizzata al raggiungimento di un obiettivo in un certo periodo di tempo e con dei costi stabiliti, svolta utilizzando uno sforzo congiunto di un insieme di risorse.

Il Project Management è un sistema gestionale orientato ai risultati. Esso in particolare può essere definito come “gestione sistemica di un’impresa complessa, unica e di durata determinata, rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito”.

Il Project Management serve per pianificare, programmare e controllare ogni progetto in modo che gli impegni vengano effettivamente rispettati; assumere impegni solo per obiettivi tecnici, di costi e di tempi definiti; attribuire le responsabilità, e più precisamente poter far riferimento ad una persona sola per il risultato complessivo del progetto (project leader), mentre ai diversi componenti del gruppo spetta la responsabilità delle singole attività; fornire gli strumenti per controllare i processi.

Le fasi del progetto sono:

1. Definizione: a) ideazione del progetto, ovvero delineazione dell’ambito e degli obiettivi anche tenendo presente il risultato atteso, la scadenza ed i costi. E’ importante specificare l’ambito per evitare la sovrapposizione con gli altri progetti o processi. b) valutazione e selezione del progetto, ovvero analisi approfondita delle caratteristiche dell’idea, comprensione dei risvolti tecnici, organizzativi, economici e di rischio del progetto. c) identificazione e nomina del Project Leader, il quale dovrebbe esser scelto tra persone con: motivazione, attitudine al cambiamento, capacità relazionali, esperienza nel settore, esperienza di gruppo, capacità e conoscenza di problem solving, disponibilità per l’intero arco del progetto.
2. Pianificazione operativa: a) analisi di scenario e finalità, che contiene il perché del progetto e la motivazione per cui deve essere perseguito. Inoltre identifica le attività critiche in termini di tempo e risorse e definisce i piani di contingenza. In questa sezione spesso vengono inserite le finalità, dove per finalità si intende lo scopo, l’espressione sintetica ed in genere non quantificata, con la quale si esprime il beneficio atteso. b) definizione degli obiettivi (espressione quantitativa dei risultati attesi dal progetto), che si declinano in obiettivi strategici o generali e obiettivi specifici o operativi. Una corretta definizione degli obiettivi deve essere in grado di poter rispondere a questi 3 interrogativi: che cosa ci si propone di ottenere; quando si vorrebbe disporre del risultato atteso; quanto si è disposti a spendere per il suo ottenimento. c) attività e metodi, risorse necessarie e budget. In questa sezione vanno elaborati i piani di lavoro elencando le attività e le sotto attività previste in maniera analitica, utilizzando strumenti come work breakdown structure (ossia una rappresentazione del progetto in cui si suddividono le attività livello per livello), diagramma di Gantt o matrice di responsabilità, nei quali vanno riportati gli obiettivi delle attività, le singole azioni, i profili e le competenze necessarie, i tempi e i costi. Inoltre vanno stabiliti dei momenti di verifiche strutturate del lavoro considerando i momenti chiave del progetto (o milestone).
3. Organizzazione, esecuzione: a) programmazione, reperimento e formazione delle risorse. Dopo la definizione delle attività vanno quantificate l’insieme delle necessità in termini di risorse umane, finanziarie, strumentali. E’ importante esprimere una stima, in base ai dati già in possesso, del personale e delle eventuali attrezzature richieste, in quanto una mal gestione delle risorse risulta essere una delle cause principali, insieme a una cattiva progettazione, di ritardi e fallimenti dei progetti. Una volta quantificate le risorse necessarie per il progetto, andranno reperite e formate. Per la selezione delle risorse possono essere utilizzati i seguenti criteri: esperienza; skill; motivazione. b) impostazione del metodo di lavoro, ovvero assegnazione dei compiti, distribuzione delle risorse umane sulle singole attività specificando compiti, responsabilità, livello di performance atteso. Programmato il metodo è essenziale verificare la disponibilità delle risorse strumentali necessarie. c) inizio lavori.
4. Controllo: a) attuazione delle procedure di controllo. Una volta individuati i momenti chiave del progetto vanno attuate delle procedure di controllo per verificare l’andamento del progetto. Il gruppo di lavoro va costantemente informato sul risultato atteso. b) monitoraggio delle risorse. Vanno effettuati costantemente dei feedback con le risorse umane, per verificare sia l’insorgere di eventuali conflitti di competenza sia l’andamento del progetto. Può essere utile organizzare momenti di incontro sulle azioni di follow up, con l’obiettivo di informare, raccogliere contributi e prendere decisioni. Otre alle risorse umane vanno monitorate anche le risorse materiali del progetto. c) valutazione degli scostamenti e delle previsioni. Mettere in evidenza lo scostamento dal pianificato, confrontando l’avanzamento dei lavori con la pianificazione fatta in precedenza. Gli scostamenti rilevati vanno evidenziati e studiati per analizzarne le cause. d) Riesamina della programmazione del progetto. Se necessario, operare dei cambiamenti in termini di organizzazione, risorse, budget, tempi modificando i piani di lavoro.
5. Chiusura: a) documentazione del progetto attraverso un’analisi finale degli scostamenti. Una volta valutati gli scostamenti e le performance del progetto, va fatta una consuntivazione delle attività svolte e va redatto un rapporto finale. Nel rapporto oltre a rispecificare il contesto, gli obiettivi ed i nomi dei partecipanti del progetto vanno descritti: i flussi delle macro attività, le rilevazioni e le analisi dei dati; il miglioramento attuato, evidenziando i risultati raggiunti, le criticità emerse e le soluzioni attuate, le condizioni per il mantenimento dei risultati raggiunti.

I fattori chiave che contribuiscono alla riuscita di un progetto sono i seguenti:

• presenza di una leadership chiara e competenze del project manager (tecniche e relazionali)

• chiara definizione del progetto e dello scopo del progetto (chi-cosa-come-quando-quanto)

• identificazione dei rischi ed analisi delle possibili soluzioni

• attenta pianificazione e controllo

• studio di fattibilità che includa un’analisi costi/benefici

• disponibilità di tutte le competenze richieste

• autonomia del team e organigramma con ruoli delle persone chiaramente definiti

• monitoraggio continuo che assicuri un’adeguata valutazione e pianificazione delle fasi di lavoro

• stesura periodica di resoconti sullo stato di avanzamento del progetto

I fattori che possono portare ad una scarsa qualità di un progetto possono essere:

• errata programmazione dei tempi e/o errata analisi dei costi

• costi troppo elevati

• assenza di un responsabile del progetto o scarsa motivazione

• conflitti tra i componenti del team

• risorse insufficienti e/o inefficienti

• alta rotazione nello staff di progetto

• duplicazione delle attività e/o presenza di troppi progetti contemporaneamente

• cambiamento delle priorità del progetto